Le télétravail est désormais monnaie courante dans de nombreuses entreprises. Présentant beaucoup d’avantages pour les salariés (gain de temps, productivité, bien-être…), qu’en est-il pour les managers ? Diriger une équipe à distance peut, en effet, sembler bien compliqué. Afin d’appréhender au mieux cette nouvelle organisation de travail, voici nos conseils pour bien manager à distance.

Toujours communiquer avec son équipe, même à distance

Pour qu’un couple fonctionne, la communication est essentielle. C’est pareil pour une entreprise (enfin presque) ! Il faut que chacun trouve sa place, que chacun puisse s’exprimer et échanger. Le rôle d’unificateur revient au manager d’une équipe, c’est lui le ciment qui doit souder les collaborateurs entre eux. Tout ne repose pas sur lui mais il a un rôle prépondérant. Un rôle difficile à endosser, d’autant plus lorsque votre entreprise fonctionne, exclusivement ou partiellement, en télétravail. Voici nos conseils afin d’instaurer un climat harmonieux même à distance !

Communiquer à travers des outils collaboratifs

De nombreuses plateformes de discussion facilitent les échanges au sein de votre équipe. Une entreprise en télétravail ne peut absolument pas s’en passer. Selon une étude, les employés travaillant à distance sont (presque) tous unanimes : ces outils sont indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise (1). Mais alors quel outil choisir ? Tout d’abord il n’y a pas de mauvais outil de communication, tout dépend de pourquoi vous en avez besoin, et il est vivement conseillé d’utiliser plusieurs de ces outils.

Des plateformes de communication pour des échanges rapides et efficaces

Une plateforme de discussion comme Slack permet une communication rapide et efficace entre différentes personnes d’une même équipe. Au sein de cette plateforme vous pouvez créer différents canaux de discussion (projets, réseaux sociaux, entreprise ou presse par exemple) selon vos besoins, visibles par tous les salariés. Mais sur Slack vous avez aussi la possibilité de discuter individuellement avec chaque personne ou par petits groupes.

Dans le même esprit vous pouvez opter pour la plateforme Trello pour les discussions de groupe ou individuelles, mais Trello est surtout un outil de gestion de projets en ligne. La plateforme permet d’organiser ses projets en les divisant en tâches et en les catégorisant. Un véritable outil pensé pour le télétravail !

La visioconférence, un outil idéal pour échanger en temps réel

Pour des réunions plus longues, il est important d’échanger et de voir à qui l’on s’adresse : de nombreuses plateformes ont été créées pour répondre à ces besoins spécifiques. Elles permettent d’échanger en temps réel par le biais de la visioconférence. La plus connue est sans nul doute la plateforme Zoom. Ce logiciel gratuit vous permet de discuter sans interruption durant 40 minutes avec une bonne qualité de son et d’image. Au bout de 40 minutes il vous faudra créer une nouvelle réunion ou bien accéder à la version payante si vous utilisez Zoom régulièrement.

Autrement, vous pouvez organiser des visioconférences grâce à l’outil de Google : Google Meet. D’autres outils de Google pourront vous être utiles pour télétravailler. Si votre entreprise nécessite un peu de rédaction (ou beaucoup), n’hésitez pas à travailler sur Google Docs. Cet outil pratique vous permettra de faire des modifications ou des corrections qui seront automatiquement visibles pour ceux qui ont accès au document. Il est d’ailleurs possible d’intégrer Zoom, Google Meet et d’autres outils sur Slack et Trello, de quoi se faciliter la tâche ! Il existe d’autres plateformes utiles pour télétravailler, comme Teams de Microsoft par exemple, cette liste n’est pas exhaustive.

Le management visuel, indispensable pour bien télétravailler ?

Ces différents outils s’inscrivent dans ce qu’on appelle aujourd’hui le “management visuel”. Le management visuel vise à rendre l’information compréhensible et claire à travers des images (photos, graphiques, tableaux) et non du texte, ou très peu. Avant la démocratisation du télétravail, le management visuel consistait à faire des flèches sur un tableau blanc ou dessiner des schémas par exemple.

Aujourd’hui, comme l’explique Julien Bellenger (2), directeur du développement chez UBIKEY, il faut “transmettre de l’information à travers du visuel, échanger verbalement, travailler sur des documents partagés et surtout travailler en temps réel”. Le but du management visuel, selon lui, est d’impliquer tout le monde, “c’est moins individualisé, tout le monde se sent responsable du planning. Cette responsabilité partagée crée une émulation. L’objectif est de faire en sorte que les salariés soient partie prenante du projet global, il faut […] faire évoluer sa façon de manager. On est sur quelque chose d’extrêmement participatif”, ajoute Julien Bellenger.

Être à l’écoute de son équipe

Une fois que vous êtes bien équipés techniquement, il faut vous assurer du bien-être de vos salariés et essayer de connaître leur ressenti sur cette nouvelle organisation de travail. Si votre entreprise a toujours fonctionné en présentiel et non en télétravail, il faudra vous assurer que cela ne pose aucun problème. Le télétravail n’est pas fait pour tout le monde, certains peuvent ressentir une baisse de moral. Ce n’est pas une fatalité, selon de nombreuses études, télétravailler augmenterait le bien-être de nombreux salariés : plus de temps perdu dans les transports, plus besoin de se lever aux aurores, rester chez soi permet de se retrouver dans un cadre apaisant… De nombreux arguments plaident en faveur du télétravail !

En tant que manager, il est de votre responsabilité que votre équipe garde le moral. Travailler chez soi présente, certes, des avantages, mais avec le temps on peut se lasser, manquer de liens sociaux et donc être moins investi dans son travail.

Pour éviter cela, vous pouvez utiliser les outils de communication cités précédemment pour avoir des discussions personnelles, en plus de discussions professionnelles. Avant une réunion sur Zoom pourquoi ne pas prendre 10 ou 15 minutes et demander à chaque personne comment elle se sent ? Ou bien demander à tout le monde de raconter son week-end, la dernière série regardée, le dernier bon restaurant découvert… Une discussion, même anodine, permettra d’instaurer une ambiance chaleureuse et détendue avant chaque réunion.

Montrez aussi votre disponibilité, si quelqu’un a un problème faites-lui savoir qu’il/elle peut vous joindre. Cela fonctionne mieux dans des petites entreprises ou start-ups, mais pour de grandes entreprises il y a aussi des solutions : l’entreprise Easyblue a mis en place un système dit de “l’ange-gardien”. Chaque semaine un collaborateur est désigné aléatoirement, et anonymement, pour être l’ange-gardien d’un autre. L’ange-gardien pose des questions, se préoccupe du bien-être de celui qu’il a tiré au sort. Ce système est aussi ludique : à la fin de la semaine, le but est de trouver qui était son ange-gardien. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre article “Ces entreprises qui vous permettent de vivre où vous voulez”.

Prévoir des interactions au sein de votre équipe

De nombreux moyens permettent de conserver des liens sociaux au sein d’une équipe, et ce même à distance. Ce sont de petites choses toutes simples qui font la différence, comme par exemple organiser des “pauses-cafés” en visioconférence et discuter de sujets qui ne concernent pas le travail. Il est important d’avoir des “moments détente” dans la journée avant de retourner à ses tâches. D’autres moyens comme des jeux à distance sont utilisés et mis en place dans de nombreuses entreprises. Cela permet de créer des relations d’une manière ludique et amusante.

Au-delà de ces discussions et jeux virtuels, il est toujours possible d’organiser des séminaires afin que vos salariés puissent mieux faire connaissance et se sentir intégrés au sein de votre équipe. Selon les moyens de l’entreprise, ces rencontres peuvent s’effectuer une fois par mois, plusieurs fois par mois ou une fois par trimestre. Rien de mieux que de se réunir autour d’un verre le temps d’une soirée pour échanger sur les ressentis de chacun ! Cela permet de discuter en dehors du cadre professionnel et tisser des liens.

Rester performant malgré le télétravail

Il est important de s’assurer du bien-être de ses salariés car cela a des répercussions évidentes sur leur travail. Travailler chez soi ne signifie pas se laisser aller. Une confiance réciproque doit s’installer entre le manager et ses salariés. Cette nouvelle manière de travailler implique de s’organiser différemment.

Trouver le bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle

Pour vous, tout comme pour vos salariés, la distance entre vie personnelle et vie professionnelle tend à s’effacer lorsqu’on travaille chez soi. C’est pourquoi il vous faut travailler comme si vous étiez dans les locaux d’une entreprise : fixer des horaires de bureau, pour vous et votre équipe, organiser des rendez-vous réguliers et vous montrer disponible. Mais attention, il ne faut pas que cette disponibilité déborde sur votre temps hors travail. Marquer une différence est essentiel, et il faut qu’il en soit de même pour vos salariés.

Il est important d’avoir un espace dédié à votre travail, si possible distinct des autres pièces de la maison. Pour vos salariés, c’est pareil. Il est d’usage pour un manager de fournir à son équipe un équipement adéquat pour télétravailler : téléphone, ordinateur, tablette… Ces équipements ne serviront exclusivement que pour un usage professionnel, marquant alors la barrière entre vie personnelle et professionnelle.

Si vous n’avez pas de locaux mais que votre équipe ressent le besoin de se réunir, beaucoup d’entreprises font appel à des coworkings, une ou plusieurs fois par semaine selon l’offre. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre article pour vous aider à choisir un espace de coworking en région.

Savoir déléguer et faire confiance

Le manager a une responsabilité envers l’équipe qu’il dirige à distance. Tout est une question de confiance. Il ne s’agit pas de surveiller ses salariés constamment mais bien de veiller à ce que chacun avance dans son travail comme il se doit. Assurez-vous que chaque mission que vous leur donnez soit bien comprise et claire. A distance il est facile de mal se comprendre ou de ne pas saisir tous les enjeux. C’est votre rôle, en tant que manager, de guider votre équipe et de lui prouver qu’elle peut compter sur vous, au même titre que vous comptez sur elle. C’est une relation de confiance réciproque qui doit être instaurée dès le début. Trouver un bon fonctionnement pour s’organiser est essentiel, faire un planning avec des dates butoires, échanger régulièrement avec vos collaborateurs pour vous assurer que tout soit bien clair. Assurez-vous de donner à vos salariés des objectifs réalistes et réalisables.

Savoir déléguer c’est rendre vos salariés autonomes : ceci est un gage de confiance. Il ne faut pas être dans le contrôle permanent, autrement cela pourrait se répercuter sur le bien-être de votre équipe, et donc sur la productivité de l’entreprise. Trouver un juste milieu est la clé pour bien manager en télétravaillant.

Le télétravail est un facilitateur de mobilité, tant pour les managers que pour les salariés. Cela ouvre de nouvelles perspectives : pourquoi ne pas en profiter pour quitter Paris maintenant que vous savez manager votre équipe à distance ? Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre article “Vivre où l’on veut grâce au télétravail”.

(1) : Le kit des 9 outils de télétravail indispensables pour commencer.

(2) : Podcast; Le Journal du Télétravail “Management visuel : pour redonner du sens, même à distance”.

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